في بيئة الأعمال ، من الشائع أن يعمل الموظفون معًا في مجموعات صغيرة وفرق وأقسام لإنجاز مهام عمل محددة. للعمل بفعالية مع بعضنا البعض ، من المهم أن يتمتع كل فرد بمهارات اتصال جماعية قوية. إذا لم يفعلوا ذلك ، فقد يتسبب موظفوك في سوء الفهم ، ويبدأون نزاعات غير ضرورية ويبطئون كفاءة مؤسستك. تعلم كيفية تسهيل الاتصال الجماعي الفعال يمكن أن يساعد موظفيك على العمل معًا بشكل أفضل.
فهم الاتصال الجماعي في مكان العمل
هناك العديد من المجموعات المختلفة في مكان العمل. يمكن أن يشمل ذلك فريق مبيعات يعمل على إنجاز المهمة الوظيفية لبيع المنتجات. يمكن أن تشمل أيضًا لجنة النادي الاجتماعي المكونة من أولئك الذين يتطوعون بوقتهم للتخطيط لأحداث ممتعة للموظفين. عادةً ما يتم تعريف المجموعات على أنها تضم ما بين خمسة إلى 20 شخصًا ، على الرغم من أن الحجم يمكن أن يختلف بناءً على مؤسستك. العامل المحدد للمجموعة في العمل هو أنهم بحاجة إلى التعاون لتحقيق هدف محدد معًا.
الاتصال هو عملية إرسال واستقبال الرسائل. في الإعداد الفردي ، يوجد مرسل واحد للرسالة ومستلم واحد للرسالة. لكن في ديناميكية المجموعة ، يتغير هذا - مما قد يؤدي إلى تعقيدات وسوء فهم. يمكن أن يكون هناك عدة مرسلين للرسالة والعديد من مستلمي الرسالة ، ويمكن أن يحدث كل ذلك في وقت واحد. إذا لم يفهم جميع الأفراد في المجموعة الرسالة على النحو المنشود ، فقد يؤدي ذلك إلى مشاكل في مكان العمل.
الغرض من الاتصال الجماعي هو تبادل المعلومات من أجل اتخاذ القرارات وحل الارتباك وبناء علاقة والاقتراب من تحقيق هدف العمل. ومع ذلك ، فإن التواصل الجماعي له أيضًا تأثير على كيفية تعامل الأفراد في المجموعة مع بعضهم البعض والشعور تجاه بعضهم البعض. يوضح هذا ما إذا كان لديهم الدافع لتحقيق أهداف مجموعتهم.
استخدم استراتيجيات الاتصال الجماعي لتحسين الأعمال
يمكن أن يساعد فهم كيفية عمل الاتصال الجماعي الشركات على تحسين عمليات وبروتوكولات الاتصال الخاصة بهم للموظفين. يمكن أن يمكّن هذا الموظفين من:
- حل وسط حول الموضوعات المستقطبة ؛
- شرح القضايا المتنوعة للزملاء ؛
- التأثير على قرارات العمل الرئيسية ؛
- علم الزملاء كيفية التعاون مع بعضهم البعض ؛
- قيادة الزملاء لوضع خطط واستراتيجيات للوصول إلى أهداف العمل ؛
- بناء الصداقات والصداقة الحميمة مع الموظفين الآخرين ؛ و
- حل النزاعات دون تدخل الإدارة.
مفتاح تحسين التواصل الجماعي داخل مكان العمل هو بناء العمليات والسياسات حول أفضل ممارسات الاتصال. من خلال تزويد الموظفين بالمبادئ التوجيهية والأهداف الطموحة ، يمكن للشركات تشجيع الموظفين على العمل على مهارات الاتصال الخاصة بهم. من المهم لأصحاب العمل تعزيز فوائد التواصل الفعال ، حتى يدرك موظفوهم أن تحسين هذه المهارة سيحسن أدائهم في العمل - وفي الحياة.
راجع الأنماط المختلفة للاتصال داخل المجموعة
تتمثل إحدى تحديات الاتصال الجماعي في أن المجموعة تتكون من أشخاص مختلفين قد يكون لديهم أساليب اتصال مختلفة. تؤثر الطريقة التي يتواصل بها الأشخاص في طريقة إرسالهم واستلامهم للرسائل. في حالة وجود العديد من أنماط الاتصال المختلفة في المجموعة ، فهناك فرص متزايدة في فقد الرسالة.
هناك طرق مختلفة لتصنيف أنماط الاتصال. يمكن استخدام اختبارات الشخصية مثل مؤشر نوع Myers-Briggs (MBTI) لتقييم أسلوب الاتصال ، وكذلك تقييم DiSC. وفقًا لـ DiSC ، يمكن تصنيف أنماط الاتصال إلى أربع فئات متميزة:
- المهيمن: هؤلاء المتصلون مدفوعون بالنتائج ويركزون على تحقيق أهداف العمل. إنهم واثقون ولا يخافون من التحدي. ومع ذلك ، قد يتحدثون بصراحة.
- المؤثر: يركز هؤلاء المتصلون على بناء العلاقات وإقناع الآخرين. إنهم يزدهرون بالتعاون وهم متفائلون ومتحمسون للغاية.
- ثابتون: هؤلاء المتصلون يحبون التعاون مع الآخرين وهم مخلصون للغاية. لديهم نهج هادئ ولا يحبون الاستعجال في عمليتهم.
- الضمير: يقدر هؤلاء المتصلون الجودة والدقة والخبرة. إنهم يهتمون بالتفاصيل ولا يحبون أن يكونوا مخطئين. يحبون العمل بمفردهم.
من خلال تحليل أنماط الاتصال المختلفة في مجموعات مكان عملك ، يمكنك اكتساب المزيد من التبصر في كيفية رغبة الأفراد في التواصل وما هي السمات الشخصية التي يشاركونها.
استخدم قنوات الاتصال الصحيحة
يتم الاتصال الجماعي في العديد من الأشكال المختلفة. من المهم لموظفيك معرفة القناة التي يجب استخدامها لنوع الرسالة التي يرغبون في إرسالها. يمكن أن يؤدي استخدام قناة اتصال خاطئة إلى سوء فهم وإبطاء كفاءة المجموعة. تشمل قنوات الاتصال الجماعية:
- اجتماعات الفريق الرسمية ؛
- التجمعات الجماعية غير الرسمية ؛
- مكالمات جماعية
- رسائل البريد الإلكتروني الجماعية ؛
- دردشات جماعية للرسائل المباشرة ؛
- قوائم مهام إدارة المشروع ؛ و
- المذكرات الورقية.
إذا أراد أحد أعضاء المجموعة إرسال رسالة مهمة حول موعد نهائي صارم قادم ، فقد يرسل الرسالة من خلال دردشة جماعية للرسائل الفورية. ومع ذلك ، إذا كانت المجموعة تناقش أشياء أخرى في الدردشة ، فقد تضيع رسالة الموعد النهائي المهمة هذه. وبالمثل ، قد تختار المجموعة عقد اجتماع حول مشكلة يمكن حلها بسهولة عبر البريد الإلكتروني. هذا يمكن أن يبطئ من كفاءتها. هذا هو السبب في أنه من المهم لأفراد المجموعة فهم القناة التي يجب استخدامها لكل رسالة.
تشخيص حواجز الاتصال الجماعي الفعال
لتحسين التواصل الجماعي لفريقك ، من الضروري فهم السبب الرئيسي للمشكلة. هناك عدة حواجز مختلفة أمام التواصل الجماعي ، والتي تشمل:
- الحواجز المادية: قد تجعل المسافة المادية بين أعضاء الفريق من الصعب التواصل. إذا كان أعضاء المجموعة يعملون في طوابق مختلفة من الشركة ، فقد لا يتمكنون من التحدث مع بعضهم البعض بشكل شخصي كثيرًا. يمكن أن تتسبب أيضًا أبواب المكاتب المغلقة وجدران المقصورة العالية واتصالات الهاتف السيئة في حدوث مشكلات.
- الحواجز الإدراكية: تؤثر الطريقة التي ينظر بها كل عضو في المجموعة إلى العالم على طريقة فهمه للرسائل. سوف يفهم الشخص المفرط في التشاؤم رسالة الموعد النهائي الذي يلوح في الأفق بشكل مختلف عن الشخص المفرط في التفاؤل.
- الحواجز العاطفية: تؤثر الحالة العاطفية لعضو المجموعة على طريقة إرسال الرسائل واستلامها. يمكن لمشاعر الخوف والضعف وعدم الثقة والسعادة والغضب والإثارة ، على سبيل المثال ، أن تغير التواصل.
- الحواجز الشخصية: يمكن أن تؤثر تصورات الناس الشخصية لأنفسهم على طريقة تفاعلهم مع مجموعتهم. ضع في اعتبارك كيف يتحدث شخص شديد الثقة مقارنة بشخص يفتقر إلى احترام الذات.
- الحواجز الثقافية: الثقافة تؤثر على السلوك والتواصل. على سبيل المثال ، في بعض الثقافات ، من غير اللائق إجراء اتصال بالعين مع شخص من الجنس الآخر ، في حين أنه من الطبيعي في الثقافات الأخرى.
- حواجز اللغة: إذا كان أعضاء المجموعة لا يتحدثون جميعًا نفس اللغة ، فقد يتسبب ذلك في حدوث مشكلات في الترجمة. يمكن أن تشير اللغة أيضًا إلى المصطلحات الخاصة بالصناعة ، والتي يمكن أن تسبب الارتباك.
من خلال تشخيص المشكلة الرئيسية التي تؤثر على التواصل الجماعي ، من الممكن تطوير حل للمشكلة. على سبيل المثال ، إذا كان أعضاء المجموعة يجلسون على جوانب متقابلة من العمل ، فقد يكونون أقل ميلًا للتواصل شخصيًا. قد يكون الحل البسيط هو تقريب مكاتبهم من بعضهم البعض حتى يتمكنوا من التعاون بشكل أفضل.
خلق ثقافة التواصل المفتوح
ثقافة مكان العمل لها تأثير كبير على طريقة تواصل الموظفين. إذا كانت ثقافة المنظمة لا تشجع على مشاركة المعلومات بشكل مفتوح ، فقد يميل الموظفون إلى عدم التواصل بشكل جيد مع مجموعتهم. على سبيل المثال ، إذا لم يشارك فريق الإدارة أهداف العمل الجديدة مع موظفي الخطوط الأمامية ، فقد يشعر هؤلاء الموظفون أن التواصل لا تقدره الشركة.
من ناحية أخرى ، إذا كانت المنظمة تعزز التواصل الواضح والصادق ، فقد يشعر الموظفون بالقدرة على مشاركة الأفكار والانفتاح مع مجموعتهم. ترتبط ثقافة المنظمة ارتباطًا مباشرًا بكيفية تصرف قادة الأعمال. إذا كانت لديهم سياسة الباب المفتوح وتحدثوا بصراحة مع الموظفين ، فيمكن أن تقطع شوطًا طويلاً في تحسين مهارات الاتصال للمجموعة بأكملها. إن الذهاب إلى أبعد من تضمين التواصل الفعال في القيم الأساسية للأعمال يوضح للموظفين أهمية هذه المهارة.
توفير تدريب فعال على التواصل للموظفين
لا يولد كل الناس متصلين فعالين ، ولا يتواصل جميع الناس بنفس الطريقة. نتيجة لذلك ، من المهم لأصحاب العمل أن يدركوا متى يكون التدريب ضروريًا لموظفيهم من أجل تحسين مهارات الاتصال.
يمكن أن يركز التدريب على الاتصال على عناصر محددة من الاتصال ، مثل حل النزاعات أو التحدث أمام الجمهور أو مهارات التفاوض. يمكن أن يرتبط أيضًا بقنوات اتصال محددة ، مثل كتابة رسائل بريد إلكتروني وتقارير فعالة ، أو كيفية إدارة اجتماع مثمر.
إذا كان لدى مجموعة العمل اجتماعات غير فعالة تستغرق وقتًا طويلاً ولا تنجز المهام المطروحة ، فإن تعلم كيفية إدارة الاجتماعات الناجحة والمشاركة فيها يمكن أن يساعد الفريق على التواصل بشكل أفضل مع بعضهم البعض وتحقيق أداء أكثر فعالية في وظائفهم.
توضيح الأدوار والمسؤوليات الفردية
في ديناميكية المجموعة ، يمكن أن تؤدي أدوار ومسؤوليات كل فرد من أعضاء الفريق إلى مشكلات الاتصال. يجب أن يكون لدى كل عضو في المجموعة فهم واضح لماهية مهامهم الرئيسية في إعداد المجموعة وما هو المسؤول عن تحقيقه. يجب أن يعرفوا ما هو متوقع منهم من حيث النتائج والسلوك. يتضمن ذلك مهامهم اليومية والأهداف الشاملة والمواءمة مع أهداف الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن معرفة دورهم يساعد الموظفين على فهم التسلسل الهرمي للمجموعة أيضًا.
من المهم لقائد المجموعة أو المدير التأكد من أن الجميع على دراية بأدوارهم ومسؤولياتهم ، وأن هذه الأدوار والمسؤوليات تكمل بعضها البعض. إذا لم يتم تنسيق أولويات الأعضاء الفردية ، فقد يؤدي ذلك إلى الصراع وسوء الفهم.
التأكيد على أهمية العمل الجماعي
يحتاج أصحاب العمل إلى التركيز على التأكد من أن موظفيهم يدركون أنهم يعملون في مهمة معًا . إن نجاح موظف واحد ليس فوق نجاح الفريق. عندما يفهم الموظفون توجيه العمل الخاص بالعمل معًا ، فسيكون لديهم الدافع لمساعدة أعضاء المجموعة الآخرين على النجاح. يمكنهم القيام بذلك من خلال التواصل بشكل أكثر فعالية أثناء تعاون الفريق والتفاوض وحل النزاعات.
للتواصل بشكل جيد مع بعضها البعض ، تحتاج الشركات إلى منح الموظفين فرصة للتعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل. من خلال إنشاء بنية أساسية حيث يمكن للموظفين الدردشة مع بعضهم البعض خارج إعداد المهام الأساسية الخاصة بهم ، فإنها تمكن الموظفين من فهم بعضهم البعض على المستوى الشخصي . إن وجود غرفة غداء حيث يمكن للموظفين التجمع لتناول الطعام معًا أو توفير طاولة فووسبالل في الردهة يمنح الموظفين فرصة للتحدث بشكل غير رسمي.
مثالا يحتذى به
إذا أرادت الشركات أن يتواصل موظفوها جيدًا معًا في مجموعات ، فيجب على المديرين أن يكونوا قدوة يحتذى بها. يريد الموظفون رؤية مديريهم يتبعون نفس التوقعات التي قيل لهم أن يتبعوها. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أن يتنازل موظفوك عن وجهات النظر المستقطبة في المجموعة ، فعليك أن تكون قادرًا على فعل الشيء نفسه.
خذ ملكية الأخطاء
عند العمل في بيئة جماعية ، لا بد أن تحدث الأخطاء. من المهم أن يعرف الموظفون أن خطأً واحدًا لا يعني أنهم فشلوا تمامًا. قد يشعر الموظفون بالحرج أو الخجل أو الإحباط بسبب خطأهم وقد لا يتمكنون من التواصل مع بقية المجموعة بشأن ما فعلوه. ومع ذلك ، إذا كانت ثقافة مكان العمل تدعم ملكية الأخطاء ، فسيكون الموظفون قادرين على شرح الموقف لمجموعتهم ومن ثم العمل معًا للتوصل إلى حل.