على الرغم من وجود العديد من الأدوات لمساعدة أصحاب العمل في حساب وقت العمل للموظفين ، بما في ذلك التطبيقات وجداول البيانات والآلات الحاسبة عبر الإنترنت ، فمن الجيد أيضًا معرفة كيفية القيام بذلك يدويًا. تدفع الشركات للموظفين في الساعة مقابل العمل المنجز أو على أساس الراتب. يتقاضى الموظفون الذين يتقاضون رواتبهم نفس المبلغ في كل فترة دفع ، بغض النظر عن عدد ساعات العمل. إذا تم إنهاؤها ، يجب أن تكون قادرًا على حساب ساعات عملهم وتلك الخاصة بموظفيك كل ساعة بسهولة وسرعة.
تحديد معلمات وقت العمل
ما لم يتقاضى الموظف أجرًا ، يتم تسجيل ساعات العمل على بطاقة الوقت. تعتبر بطاقات الوقت وثائق قانونية يمكن استخدامها كدليل في المحكمة أو من قبل المنظمات الحكومية مثل مصلحة الضرائب الأمريكية لضمان الامتثال لقوانين العمل. لذلك ، سواء كنت صاحب عمل أو موظفًا ، فإن الاحتفاظ بسجلات دقيقة لساعات العمل أمر ضروري ومفيد لجميع الأطراف.
وفقًا لموقع GetSling.com ، ما لم يكن الموظف يتقاضى أجرًا ، يمكن أن يكون وقت العمل:
- بدوام كامل: هذا بشكل عام 40 ساعة في الأسبوع ، وفقًا لقانون معايير العمل العادلة ، الذي تم سنه في عام 1940 لمنع أصحاب العمل من استغلال العمال وجعلهم يعملون في أي ساعة يختارونها. على الرغم من عدم وجود قانون للحد الأدنى من ساعات الدوام الكامل ، فإن الحد الأقصى الذي يمكن للموظف العمل فيه هو 40 ساعة قبل أن يكون مؤهلاً للحصول على أجر العمل الإضافي.
- دوام جزئي: أي نشاط أقل من 40 ساعة في الأسبوع بشكل عام ، يعتبر أصحاب العمل 20 ساعة في الأسبوع بدوام جزئي ، ولكن قد تكون أكثر ، اعتمادًا على العمل.
- العمل الإضافي: وفقًا لـ FLSA ، تعتبر ساعات العمل الإضافي أي شيء يزيد عن 40 ساعة في الأسبوع. يُطلق على أجر العمل الإضافي القياسي في الولايات المتحدة اسم "الوقت ونصف". وهذا يعني أنه بالنسبة لأي ساعة عمل تزيد عن 40 ساعة في الأسبوع ، يحصل العمال على 1.5 مرة أجرهم المعتاد في الساعة. لذلك ، إذا كان الموظف يعمل 41 ساعة في الأسبوع وكان أجره المعتاد 20 دولارًا لكل ساعة ، مقابل ساعة العمل الإضافي ، سيحصل على 30 دولارًا.
اختيار تنسيق الوقت للحسابات
يعد حساب ساعات عمل الموظفين أمرًا بسيطًا نسبيًا ، خاصة إذا قمت بتسجيل تلك الساعات بشكل صحيح باستخدام بطاقات الوقت أو جداول البيانات. تأكد من تعبئتها بدقة وفي الوقت المناسب ومن تنظيمها جيدًا. قبل حساب الراتب ، يمكن أن يساعد أيضًا في الاحتفاظ بسجلات دؤوبة لجداول الموظفين والمسؤوليات عند حساب ساعات العمل لكشوف المرتبات. عند حساب الساعات ، فإن أول شيء يجب عليك فعله هو اختيار تنسيق حساب الوقت - وأكثرهما شيوعًا هما الوقت القياسي والوقت العسكري.
في التوقيت العسكري ، الساعات من الواحدة صباحًا حتى الظهر هي نفسها في التوقيت القياسي ، لكنها تظهر بشكل مختلف. للساعات الأقل من 10 ، يُضاف صفر قبل تلك الساعة ، لذا تصبح الساعة 8:00 صباحًا الساعة 08:00. الساعات بعد العاشرة تصبح 11:00 ، 12:00 ، 13:00 وهكذا ، حتى منتصف الليل ، أو 24:00 ساعة. عندما تقوم بحساب الساعات يدويًا ، قد يكون هذا طريقًا أسهل ؛ على سبيل المثال ، إذا كان الموظف يعمل من الساعة 8 صباحًا حتى 5 مساءً ، بتنسيق عسكري ، فسيتم ترجمته من الساعة 08:00 إلى الساعة 17:00. اطرح 8 من 17 لتحصل على 9 ساعات عمل الموظف.
تقريب ساعات الموظف وإنشاء الفئات
في كثير من الأحيان ، لا يقوم الموظفون الذين يدخلون العمل ويخرجون منه بالقيام بذلك بشكل صحيح على مدار الساعة. في بعض الأحيان يتم إيقافهم لبضع دقائق ، وعليك التقريب لأعلى أو لأسفل. أفضل طريقة للتغلب على ذلك هي تتبع الوقت بزيادات مدتها 15 دقيقة ، مع تقريب الدقائق السبع الأولى لأسفل وتقريب الباقي للأعلى. على سبيل المثال ، إذا دخل الموظف في الساعة 07:58 وأغلق الساعة 17:02 ، فهذا يعني 8 ساعات و 4 دقائق على مدار الساعة ، والتي تقرب إلى 8 ساعات. على سبيل المثال التقريب ، إذا بدأ الموظف العمل في الساعة 07:58 وساعات العمل في الساعة 17:10 ، فهذا يساوي 8 ساعات و 12 دقيقة ، ولكن يتم التقريب إلى 8 ساعات و 15 دقيقة.
اعتمادًا على الصناعة ، يمكن للعامل أداء وظائف مختلفة بمعدلات أجور مختلفة. عند حساب ساعات العمل ، من الضروري تحديد الوقت بهذه المعدلات بحيث يمكن دفع أجور العمال وفقًا لأي مهمة يتم تنفيذها. سيكون من الأفضل أن تظل على دراية بما يفعله موظفك والمبلغ الذي يتم دفعه مقابل هذا الدور المحدد ، حيث يمكن أن تصبح مشكلة قانونية في المستقبل.
إضافة عناصر للنظر فيها
عند حساب ساعات العمل ، من الضروري أيضًا مراعاة عوامل أخرى. على سبيل المثال ، في حين أن العمل الإضافي هو الوقت والنصف الفيدرالي ، فإن لدى الولايات المختلفة قوانين مختلفة للعمل الإضافي. كاليفورنيا ، على سبيل المثال ، تضاعف أجر الموظف لأكثر من 12 ساعة عمل في اليوم ، وأيضًا لساعات في اليوم السابع على التوالي من أسبوع العمل ، طالما أن وقت العمل يزيد عن ثماني ساعات.
وفقًا لموقع Bizfluent.com ، تشمل العوامل الأخرى ما يلي:
- استراحات الوجبة والراحة: يمكن أن تدوم فترات الراحة في أي مكان من خمس إلى 20 دقيقة. قد يُطلب من صاحب العمل بموجب قانون الولاية منح هذه الراحة ، وبالتالي يجب أن يدفع مقابلها. يمكن أن تتراوح فترات الوجبة من 30 دقيقة إلى ساعة وتكون غير مدفوعة الأجر بشكل عام ما لم يعمل الموظف خلال فترة الراحة.
- ساعات العمل الجزئية: إذا كان يجب على الموظف ترك العمل مبكرًا أو عدم الحضور ولم يكن لديه وقت مدفوع الأجر لمثل هذه الأمور ، فيمكن لصاحب العمل خصم أيام الإجازة أو الإجازات الشخصية أو المرضية من الموظف أو إرساءها لهذا اليوم.
- العمل الإضافي للموظفين الذين يتلقون إكرامية : يتم إجراء الحسابات وفقًا لمعدل الحد الأدنى للأجور الفيدرالي أو التابع للولاية للعامل وائتمان الإكرامية. على سبيل المثال ، إذا كان العامل يتلقى الحد الأدنى الفيدرالي للأجر بالساعة في الولايات المتحدة وهو 7.25 دولارًا أمريكيًا ، مقابل العمل الإضافي ، اضربه في 1.5 أو "الوقت ونصف" للحصول على 10.88 دولارًا أمريكيًا . اطرح 5.12 دولارًا ، ائتمان الإكرامية الفيدرالية ، من 10.88 دولارًا لمعدل العمل الإضافي للموظف ، وهو 5.76 دولارًا .
حساب وقت العمل في السنة
من السهل حساب عدد ساعات العمل في عام كامل بضرب عدد الساعات في أسبوع العمل ، مضروبًا في عدد الأسابيع في السنة. أربعون ساعة أسبوعيا مرات 52 أسبوعًا هي 2،080 ساعة عمل في السنة. ومع ذلك ، لا يعمل كل موظف لمدة 40 ساعة متواصلة - سيتعين عليك جمع مجاميعهم وضربها في عدد الأسابيع في السنة للحصول على الإجمالي السنوي للفرد. عند الحساب سنويًا للموظفين ، تأكد من مراعاة العوامل الأخرى أيضًا. عادةً ما يكون لمعظم الأعمال بعض أيام الإجازات والعطلات ، والتي ستحتاج إلى خصمها من إجمالي ساعات العمل.
عند حساب الساعات السنوية للموظفين بأجر ، ستكون الرياضيات مختلفة قليلاً. يتلقى العمال بأجر شيكات أسبوعية أو نصف شهرية ، حسب الشركة. يجب تغطية أولئك الذين يتقاضون رواتب أسبوعية لمدة 40 ساعة ، ويجب تغطية أولئك الذين يتقاضون رواتبهم كل أسبوعين لمدة 80 ساعة إذا كانت هذه سياسة بدوام كامل للشركة. يجب أن يكون صاحب العمل أيضًا على دراية بالعطلات وأيام الإجازات ويخصمها من ساعات العمل في حساب الأجر.