يعد التدفق النقدي جزءًا أساسيًا من الشركات الصغيرة ، ولكن سيكون من الكذب القول إن إيداع الشيكات ليس مشكلة. لا تذهب الخدمات المصرفية عبر الهاتف المحمول إلا بعيدًا ، وبالنسبة للشركات التي تعمل في مجال التمهيد ، فإن الوقت قصير. متى ستذهب بالفعل لزيارة البنك ، خاصة عندما تكون بعض البنوك مفتوحة فقط خلال ساعات العمل التقليدية؟ هذا هو المكان الذي يأتي فيه lockbox Banking.
يمكن لنظام lockbox تبسيط عملية حسابات القبض. في حين أن السحب الرئيسي هو إيداع الشيكات ومعالجة الدفع بشكل أسرع ، إلا أن هناك مزايا عديدة لأنظمة lockbox - وبعض العيوب أيضًا. هل صندوق الأمانات هو الخطوة الصحيحة لشركتك الصغيرة؟ يعتمد إلى حد كبير على نوع وحجم المدفوعات المستلمة.
ما هو Lockbox Banking؟
تقدم البنوك الخدمات المصرفية Lockbox للمساعدة في تلقي مدفوعات العملاء. بدلاً من إرسال مدفوعات إلى شركة ، يتم إرسال مدفوعات lockbox إلى صندوق بريد خاص ، حيث يتم جمعها وإيداعها مباشرة من قبل البنك. بمجرد قيام البنك بمعالجة هذه المدفوعات ، يقومون بإيداع الأموال في الحساب المصرفي للشركة ، وتسليم السجلات المالية إلى حسابات القبض. باختصار: إنه يهدف إلى تبسيط عمليات التحصيل ومعالجة الدفع عن طريق الاستغناء عن الوسيط.
وفقًا لبنك BBVA ، هناك نوعان من أنظمة lox box:
- صناديق تأمين البيع بالتجزئة: تُستخدم بشكل عام من قبل الشركات التي لديها شيكات منخفضة القيمة يتم إرسالها عادةً بالبريد مباشرةً من المستهلك مع قسيمة تحويل مطبوعة مسبقًا.
- صناديق التأمين بالجملة: تُستخدم عادةً من قبل شركات B2B التي تتعامل مع مدفوعات عالية القيمة.
ما لم تكن في منطقة ريفية ، يجب أن تكون هذه الخدمة متاحة على نطاق واسع ، وحتى البنوك لديها مواقع متعددة لصناديق التأمين. إذا كان عملك لا يقع ضمن الفئتين المذكورتين أعلاه ، فستظل العديد من البنوك تقدم حلولًا مخصصة يمكنها مقابلتك في مكان ما في الوسط. يستحق الأمر دائمًا الاستفسار ومعرفة ما يقدمه مصرفك الحالي لشركات مثل شركتك.
Pro: Lockbox Systems تقلل من الأخطاء المحاسبية
يُعد الخضوع للتدقيق أسوأ كابوس لشركة صغيرة لأنه بغض النظر عن مدى ضيق سجلاتك ، فهناك دائمًا مجال للخطأ. تقلل مدفوعات Lockbox بشكل كبير من هذا الاحتمال من خلال تبسيط معالجة الدفع. يعمل مثل هذا:
كل يوم ، يأخذ البنك جميع ودائع صندوق البريد إلى مركز المعالجة الخاص به. هناك ، يتم إيداعه في حساب مصرفي تجاري. كما يقومون بمسح مستندات تحويل الأعمال التجارية حتى يتم التقاط معلومات الدفع بشكل آمن ، ثم يقومون بنقل التحديث العام مباشرةً إلى الحسابات المدينة. يتم نسخ جميع هذه السجلات احتياطيًا وتخزينها بشكل آمن وإتاحتها لسهولة الوصول إليها إذا احتجت إلى الرجوع إليها لاحقًا (أو في حالة قيامك بالتدقيق وفقدت نسخك بطريقة ما).
من الحكمة دائمًا الاحتفاظ بنسخة احتياطية من سجلاتك المالية ، ولكن إحدى المزايا الرئيسية لنظام lockbox هي أن البنك سيقوم بذلك نيابة عنك. إنه خالٍ من الإجهاد ، كما أنه يقلل من أي أخطاء محتملة في حسابات القبض في دفتر الأستاذ العام الخاص بك لأن البنك يتعامل مع جميع الودائع. أنت لا تعتمد على شخص جالس في مكتب يطابق كل دفعة مع فاتورته ويدخل كل شيء في نظامك المحاسبي يدويًا.
السلبيات: تكلفة خدمات Lockbox
من المحتمل أن توفر خدمات Lockbox أموال الشركات على التكاليف الإدارية والمحاسبية الداخلية ، ولكن هذا يعتمد حقًا على مقدار الوقت الذي يقضيه عملك بشكل عام على واجبات الحسابات المدينة. بالنسبة للعديد من الشركات الصغيرة ، فإن تكلفة خدمات lockbox هي في الواقع باهظة ، خاصة إذا لم تكن شركة تعتمد بشكل كبير على المدفوعات عبر البريد.
وفقًا لـ Paychex ، تعد التكلفة الباهظة أحد أكبر سلبيات نظام lockbox تأتي صناديق التأمين البنكية مع رسوم شهرية ورسوم إضافية لكل إيداع بشيك ، والتحقق من التصوير ، والتعامل مع العناصر غير المعتادة (فكر: إذا أرسل لك عميلك خطابًا مع الشيك). إذا استلمت شركة ما معظم مدفوعاتها من خلال النقد أو بطاقة الائتمان أو غيرها من الوسائل الرقمية ، فمن المحتمل أن تكلف خزانة البنك أكثر مما تستحق.
Pro: أنظمة Lockbox تسمح بوصول أسرع إلى المدفوعات
واحدة من المزايا الرئيسية لأنظمة lockbox هي السرعة. إنه يسرع معالجة الدفع عند كل منعطف. وفقًا لـ Dean Cusumano ، أحد كبار المسؤولين التنفيذيين في نظام Agilis والمتخصص في زيادة كفاءة الأعمال ، تمتلك البنوك رمزًا بريديًا خاصًا تستخدمه لمدفوعات lockbox لتتبع تسليمها سريعًا من خلال النظام البريدي. تتمتع البنوك أيضًا بالقدرة على معالجة هذه المدفوعات خارج ساعات العمل المصرفية التقليدية ، مما يعني أنك لست ملزمًا بالقيود التقليدية للخدمات المصرفية للأفراد.
بالإضافة إلى ذلك ، تتحقق البنوك من صناديق التأمين الخاصة بهم للدفعات عدة مرات في اليوم ، مما يعني أن الشيكات يتم إيداعها بشكل عام في حساب مصرفي للأعمال في نفس اليوم الذي يتم فيه استلامها. هذا مهم بشكل خاص للشركات التي قد لا يكون لديها الكثير من النقد في متناول اليد أو تعمل بهوامش ضئيلة تعتمد بشكل كبير على المدفوعات الفردية لكل عميل.
السلبيات: تتطلب خدمات Lockbox التدريب
إذا كان عملك صغيراً بما يكفي لأنك تقوم بحساباتك الخاصة بدلاً من تعيين محترف ، فسيكون هناك منحنى تعليمي. الشيء نفسه ينطبق على خدمات lockbox. سوف يحتاجون إلى بعض التدريب. سيتعين عليك تعلم كيفية استخدام نظام البنك عبر الإنترنت لتنزيل البيانات بتنسيق يعمل مع نظام المحاسبة عبر الإنترنت.
بشكل عام ، تستغرق صناديق القفل بعض الوقت لتعتاد عليها ، ولكنها عمومًا ستوفر لك الوقت على المدى الطويل إذا كرست بضع ساعات مقدمًا.
Pro: أنظمة Lockbox آمنة جدًا
تعد صناديق تأمين البنوك خيارًا رائعًا لزيادة الأمان حول المدفوعات. بشكل عام ، الشركات الصغيرة ليست الأكثر أمانًا - خاصةً إذا تم إرسال الشيكات بالبريد إلى صندوق بريد في واجهة المتجر والاحتفاظ بها في مكتب حتى يتم إيداعها في البنك. في الحقيقة ، تعد صناديق البريد أكثر أمانًا من صندوق البريد العادي الموجود على جانب الرصيف ، ولا داعي للقلق بشأن فقد الشيكات من مكتبك (حتى لو كانت في غير مكانها عن طريق الخطأ) عندما يتعامل البنك مع كل شيء.
السلبيات: قد يكون للخدمات مشاكل في المناطق الريفية
تعد صناديق تأمين البنوك خيارًا رائعًا وفعالًا إذا كنت تعمل مع بنك له فروع متعددة في جميع أنحاء البلاد. بهذه الطريقة ، يمكنهم إعداد صناديق تأمين متعددة بالقرب من كل فرع للتعامل مع المدفوعات من العملاء المحليين بدلاً من إضاعة الوقت في إرسال المدفوعات إلى مركز مركزي. هذا أقل كفاءة بكثير إذا كنت تدير شركة ريفية تعمل مع البنوك المحلية.
غالبًا ما لا تتمتع أنظمة Lockbox في المناطق الريفية بنفس كفاءة تلك الموجودة في المناطق الحضرية أو الضواحي لأنها تفتقر أحيانًا إلى نفس النوع من الأتمتة. قد يتم إدخال المدفوعات يدويًا ، مما يترك العملية عرضة لنفس النوع من الأخطاء التي قد تتعرض لها إذا كنت تقوم بحسابات القبض بنفسك. في معظم الأحيان ، يرقى هذا إلى رصيد شيك غير صحيح يتم وضعه في حساب الشركة ، الأمر الذي سيفاجأ العميل بلا شك.
الخلاصة: هل لديك العناية الواجبة
ليست كل خدمات lockbox هي نفسها. قد يكون بعضها أغلى من البعض الآخر ، ولكن إذا كنت تعمل بانتظام مع بنك أو فرع معين ، فقد يتمكنون من إبرام صفقة معك. لا يوجد بنكان لهما نفس التكلفة أو نفس الخدمات ، ويمكن تصميم العملية وفقًا لاحتياجاتك الخاصة ، لذلك من المهم أن تتسوق وتتحدث إلى أحد المتخصصين في الخدمات المصرفية قبل أن تقرر ما إذا كانت الخدمات المصرفية lockbox مناسبة لأعمالك.