يقوم ضمان الجودة أو مراقبة الجودة بتقييم وتعديل إجراءات المنظمة للتأكد من أنها توفر النتائج المرجوة. يجب أن تتضمن خطة ضمان الجودة هيكلًا تنظيميًا وتفاصيل عن مسؤوليات كل موظف والمؤهلات التي يحتاجها الموظف للوفاء بتلك المسؤوليات.
تحدد خطة ضمان الجودة أيضًا متطلبات الموردين والمواد التي يشحنونها. يحدد اختبار المنتج المناسب ، ويقدم نتائج الاختبار وشكاوى العملاء لحل المشكلات وتشجيع التحسينات في جميع أنحاء المنظمة. تستخدم الشركات الصغيرة ضمان الجودة لزيادة الكفاءة وتحسين رضا العملاء.
المخطط التنظيمي هو الأساس
يعد المخطط التنظيمي مع الوصف الوظيفي المفصل من المتطلبات الأساسية لضمان الجودة. لتضمين واحد في خطة ضمان الجودة الخاصة بك ، اكتب توصيفًا وظيفيًا يتضمن المؤهلات والتدريب المطلوبين لتنفيذ المهام المحددة. يجب أن تتضمن الخطة شرطًا للوثائق المتعلقة بالتدريب والمؤهلات الفعلية للشخص الذي يشغل هذا المنصب. يجب أن يتضمن منصب الشخص المسؤول عن ضمان الجودة التدريب المطلوب ، والوثائق التي تفيد بأن صاحب المنصب لديه التدريب ومسار إبلاغ مباشر إلى الإدارة العليا.
التحقق من العمل: من يفعل ماذا
لا يجب أن تحدد خطة ضمان الجودة الخاصة بك فقط من هو المسؤول عن تنفيذ مهمة معينة ، ولكن يجب أن تحدد أيضًا المسؤول عن فحص العمل. في الأعمال التجارية الصغيرة ، يجوز للشخص الذي يقوم بالعمل أن يتحقق منه أيضًا ، ولكن يجب عليه إجراء التحقق كمهمة منفصلة ، وفقًا لإجراءات منفصلة. في المؤسسات الكبيرة ، يمكن للموظفين في نفس القسم التحقق من عمل بعضهم البعض. لكن خطة ضمان الجودة غالبًا ما تحدد أنه ، بالنسبة للمهام الحرجة ، يجب أن يتم التحقق من العمل بواسطة شخص مؤهل بشكل خاص وقد يكون جزءًا من قسم ضمان الجودة المتميز.
شراء المواد واستلامها
مطلب آخر لضمان الجودة هو أن المواد المستخدمة للإنتاج يجب أن تفي بمواصفات تصنيع منتج بالجودة المطلوبة. يجب أن تحدد خطة ضمان الجودة خصائص المواد المشتراة. تعين الخطة مهمة التحقق من المواد الواردة وتفاصيل الاستقصاء المطلوب. يتم إرجاع المواد التي لا تلبي المتطلبات.
ضمان مؤهلات الموردين
بينما يمكن للمفتشين التحقق من كفاية المواد الأساسية ، غالبًا ما يكون اختبار القطع المعقدة من المعدات عند الاستلام غير ممكن. بدلاً من ذلك ، يجب أن تحدد خطة مراقبة الجودة المعايير التي يجب أن يفي بها الموردون المحتملون قبل أن يتمكنوا من المزايدة على العقد. على سبيل المثال ، قد تحدد معيارًا خارجيًا مثل ISO 9000 ، أو تطلب من مؤسستك إجراء تدقيق على كل مورد محتمل للتأكد من أن الإجراءات التي تعتبر بالغة الأهمية لنجاح خطة الجودة موجودة. في كلتا الحالتين ، يجب أن تحتوي خطة مراقبة الجودة على قائمة بالموردين المؤهلين.
ضمان جودة الملاحظات
بينما تحاول خطة ضمان الجودة التأكد من أن الإجراءات المعمول بها تؤدي إلى منتج عالي الجودة ، تستفيد الشركات بالكامل من مثل هذه المبادرة عبر آلية التغذية الراجعة. تنفذ خطة ضمان الجودة الخاصة بك التعليقات من خلال التحقيق في شكاوى العملاء وتصحيح مشكلات عدم الامتثال. حدد أن الشخص المسؤول عن ضمان الجودة يتلقى نسخًا من جميع شكاوى العملاء ، ثم يتحقق لمعرفة ما إذا كانت نتيجة عدم الامتثال لخطة ضمان الجودة.
داخليًا ، إذا لاحظ الشخص المسؤول عن مهمة ما أن العملية لا تتوافق مع الإجراءات المعمول بها ، فعليه إصدار تقرير عدم الامتثال. تقارير عدم الامتثال هي التعليقات المستخدمة لتتبع مشكلات الجودة حتى أصلها.
عملية للتصحيح
خطة العمل التصحيحية هي المفتاح لحل مشاكل الجودة وتحدد كيفية التعامل معها. يجب أن تحدد خطة ضمان الجودة الخاصة بك أن الشخص المسؤول عن ضمان الجودة يتحقق من كيفية نشوء عدم الامتثال عندما يتلقى تقرير عدم الامتثال أو ينشئ تقريرًا بنفسه. نظرًا لأن خطة ضمان الجودة توثق المسؤولية عن جميع المهام والإجراءات ، فمن الممكن تحديد الأشخاص المسؤولين عن عدم الامتثال.
في خطة ضمان الجودة ، يجب أن تحدد أن المجموعة تحاول إيجاد حل يمنع عدم الامتثال من التكرار. يجب أن تضم المجموعة ممثلًا عن ضمان الجودة ، والشخص الذي قام بالعمل والشخص الذي قام بفحصه. تضمن حقيقة أن الشخص المسؤول عن تقارير ضمان الجودة للإدارة العليا أن المجموعة لديها إمكانية الوصول إلى الموارد المطلوبة.
يتضمن الحل أحيانًا تحسينات على خطة ضمان الجودة. غالبًا ما يعالج الثغرات في ضوابط أو إجراءات الجودة. عندما تطبق الشركة مثل هذه التعليقات باستمرار ، تكون النتيجة تحسنًا مستمرًا في أداء الشركة.