أصبحت تكنولوجيا المعلومات (IT) جزءًا حيويًا لا يتجزأ من كل خطة عمل. من الشركات متعددة الجنسيات التي تحتفظ بأنظمة حاسوب مركزي وقواعد بيانات إلى الشركات الصغيرة التي تمتلك جهاز كمبيوتر واحدًا ، تلعب تكنولوجيا المعلومات دورًا. يمكن تحديد أسباب الاستخدام الشامل لتكنولوجيا الكمبيوتر في الأعمال التجارية بشكل أفضل من خلال النظر في كيفية استخدامها في جميع أنحاء عالم الأعمال.
التواصل بين الموظفين والموردين والعملاء
بالنسبة للعديد من الشركات ، يعد البريد الإلكتروني الوسيلة الرئيسية للاتصال بين الموظفين والموردين والعملاء. كان البريد الإلكتروني أحد المحركات الأولى للإنترنت ، حيث وفر وسيلة بسيطة وغير مكلفة للتواصل. على مر السنين ، تم تطوير عدد من أدوات الاتصالات الأخرى ، مما يسمح للموظفين بالتواصل باستخدام أنظمة الدردشة الحية وأدوات الاجتماعات عبر الإنترنت وأنظمة مؤتمرات الفيديو. توفر هواتف وهواتف بروتوكول الإنترنت (VOIP) والهواتف الذكية المزيد من الطرق عالية التقنية للموظفين للتواصل.
نظم إدارة المخزون
عندما يتعلق الأمر بإدارة المخزون ، تحتاج المؤسسات إلى الاحتفاظ بمخزون كافٍ لتلبية الطلب دون الاستثمار في أكثر مما تتطلبه. تتبع أنظمة إدارة المخزون كمية كل عنصر تحتفظ به الشركة ، مما يؤدي إلى طلب مخزون إضافي عندما تقل الكميات عن مبلغ محدد مسبقًا. يتم استخدام هذه الأنظمة على أفضل وجه عندما يكون نظام إدارة المخزون متصلاً بنظام نقاط البيع (POS). يضمن نظام نقاط البيع أنه في كل مرة يتم فيها بيع عنصر ما ، تتم إزالة أحد هذا العنصر من جرد المخزون ، مما يؤدي إلى إنشاء حلقة معلومات مغلقة بين جميع الأقسام.
نظم إدارة البيانات
تتلاشى بسرعة أيام غرف الملفات الكبيرة وصفوف خزائن الملفات وإرسال المستندات بالبريد. اليوم ، تخزن معظم الشركات الإصدارات الرقمية من المستندات على الخوادم وأجهزة التخزين. تصبح هذه المستندات متاحة على الفور للجميع في الشركة ، بغض النظر عن موقعهم الجغرافي. الشركات قادرة على تخزين كمية هائلة من البيانات التاريخية والحفاظ عليها اقتصاديًا ، ويستفيد الموظفون من الوصول الفوري إلى المستندات التي يحتاجونها.
نظم المعلومات الإدارية
يعد تخزين البيانات مفيدًا فقط إذا كان من الممكن استخدام هذه البيانات بشكل فعال. تستخدم الشركات التقدمية هذه البيانات كجزء من عملية التخطيط الاستراتيجي بالإضافة إلى التنفيذ التكتيكي لتلك الإستراتيجية. تمكن أنظمة المعلومات الإدارية (MIS) الشركات من تتبع بيانات المبيعات والنفقات ومستويات الإنتاجية. يمكن استخدام المعلومات لتتبع الربحية بمرور الوقت وزيادة عائد الاستثمار وتحديد مجالات التحسين.
يمكن للمديرين تتبع المبيعات على أساس يومي ، مما يسمح لهم بالتفاعل الفوري مع الأرقام الأقل من المتوقع من خلال زيادة إنتاجية الموظفين أو تقليل تكلفة أحد العناصر.
إدارة علاقات العملاء
تستخدم الشركات تكنولوجيا المعلومات لتحسين طريقة تصميم وإدارة علاقات العملاء. تلتقط أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) كل تفاعل بين الشركة والعميل ، بحيث يكون من الممكن الحصول على تجربة أكثر ثراءً. إذا اتصل أحد العملاء بمركز اتصال مع وجود مشكلة ، فسيتمكن ممثل دعم العملاء من رؤية ما اشتراه العميل ، وعرض معلومات الشحن ، واستدعاء دليل التدريب لهذا العنصر والاستجابة بشكل فعال لهذه المشكلة.
يتم تخزين التفاعل بالكامل في نظام CRM ، ويكون جاهزًا للتذكير إذا اتصل العميل مرة أخرى. يتمتع العميل بتجربة أفضل وأكثر تركيزًا وتستفيد الشركة من تحسين الإنتاجية.