أهمية الاتصالات التجارية هي واحدة من تلك الأشياء التي غالبًا ما يتم تجاهلها. يفترض معظم الناس أنه طالما يمكنك كتابة جملة أو أن يكون لديك صوت ، يمكنك التواصل. وهذا صحيح ، ومع ذلك ، هذا لا يعني أن اتصالك فعال بالفعل. للأعمال التجارية ، مطلوب اتصال فعال على عدة مستويات. خلاف ذلك ، لن تعاني الشركة داخليًا فحسب ، بل ستتأثر النتيجة النهائية أيضًا.
أهمية الاتصال في المنظمة
الاتصال التجاري الفعال هو فن مشاركة المعلومات بطريقة إيجابية ومفيدة. سواء تم نقل هذه المعلومات إلى الموظفين أو العملاء ، فمن المهم أن يتم إنشاء أفضل طريقة وأجواء عند مشاركة المعلومات. هذا صحيح بشكل خاص عند مشاركة المعلومات السلبية والأخبار السيئة. ومع ذلك ، فإن عناصر تنظيم الاتصال الفعال هي نفسها ، بغض النظر عن نوع الأخبار أو من يستقبلها.
الصدق هو المفتاح
حتى عندما تكون الأخبار سيئة ، وحتى عندما تكون آخر شيء تريد القيام به ، فإن الصدق هو معيار للتواصل. قد يجعلك تشعر بتحسن في تقديم أنصاف الحقائق أو حذف حقائق مهمة من التفاعل ، لكن هذه الراحة قصيرة الأجل. في النهاية ، ستظهر الحقيقة وبعد ذلك ستضطر إلى تقديم التفاصيل الكاملة والاعتراف بكذبك. من الأفضل قول الحقيقة مرة واحدة والتغلب عليها بدلاً من الاضطرار إلى معالجة نفس المشكلة بشكل متكرر لأنك لم تكن صادقًا تمامًا في المرة الأولى.
جعلها سريعة
لا يوجد سبب حقيقي لامتلاك مقدمة طويلة أو خلفية طويلة تقودك إلى النقطة الرئيسية التي تحاول إيصالها ، بخلاف كسب الوقت (أو ربما زيادة الشجاعة). لا ترقص حول القضية. حدد المشكلة ، وأخبر الجميع بالنتيجة أو المشكلة التي أحدثتها المشكلة ، وقدم الحل الخاص بك للمشكلة واشكر الأشخاص على وقتهم. في بعض الأحيان ننشغل بمشاعر الأخبار وننسى إخبار الناس بالخيارات العملية الموجودة للتعامل مع هذه المشكلة. يمكن أن يساعدك وجود ملاحظات حتى تظل على المسار الصحيح. من الأفضل أيضًا الانتظار حتى تتاح الفرصة للعواطف لتسوية قبل معالجة المشكلات ، خاصة عند التعامل مع مشكلات الموظفين.
تحقق من لغة جسدك
يمكن أن تدعم لغة جسدك رسالتك أو تقوضها. على سبيل المثال ، إذا أخبرت أحد الموظفين ، "بابي مفتوح دائمًا. أنا على استعداد للاستماع إلى أفكارك وآرائك" ، ولكن أثناء التحدث ، تنحني على إطار الباب وذراعيك مطويتان وتعبس وجهك ، قد تكون كلماتك جذابة لكن لغة جسدك ليست كذلك. سيحسن الموقف الجيد والتواصل البصري وتعبير الوجه الجذاب من تواصلك في مكان العمل والقدرة على نقل ما تريد قوله بشكل فعال.
اعرف جمهورك
ستعتمد طريقة نقل المعلومات على جمهورك. إذا كنت تتحدث إلى المطلعين على الشركة ، فيمكنك طرح الاختصار والمصطلحات والاستمرار في الحصول على نقاطك. ومع ذلك ، إذا كنت تتحدث إلى عملائك ، فستحتاج إلى تقليل المصطلحات إلى الحد الأدنى. خلاف ذلك ، يمكنك قضاء المزيد من الوقت في شرح المصطلحات التي تشارك المعلومات التي تريد مشاركتها.
احصل على رسالة واضحة
قبل أن تجلس مع فريقك أو موظف أو مجلس إدارة ، اعرف بالضبط ما تريد قوله. "تفجيرها" يؤدي فقط إلى سوء الفهم. قم بتدوين الملاحظات وأحضرها معك إذا احتجت لذلك. ستساعدك معرفة ما تريد قوله بالضبط على تأطير رسالتك والتأكد من أن مقدمتك تبقى ثابتة وتعيد إلى المنزل النقطة التي تحتاجها.
استمع أكثر
يتطلب منك أن تكون متواصلاً فعالاً أن تكون مستمعًا جيدًا. يريد الناس أن يعرفوا أنه قد تم سماعهم. لذا ، إذا كان بإمكانك تكرار ما قاله لك شخص ما قبل إضافة ردك أو مواجهة حجته ، فلديك فرصة أفضل لإنشاء حوار يفيد الجميع.
يمكن أن يمثل الاتصال الفعال تحديًا ، ولكن إذا كنت تريد أن تكون قائدًا أو موظفًا أو مؤثرًا فعالاً ، فإن شحذ مهارات الاتصال لديك سيساعدك في حياتك المهنية.