يمكن تشبيه الاستفسار عن العمل بالخطوة الأولى في علاقة العمل التجاري. عادةً ما تكتب رسالة استفسار ردًا على التوعية بالمبيعات أو حملة إعلانية من قبل شركة لا تعرفها. تكتب لمعرفة المزيد حول الخدمة أو المنتج أو المؤسسة التي تفكر في استخدامها أو شرائها أو إنشاء علاقة معها. يجب أن تكون رسالة الاستفسار موجزة ومباشرة. والغرض الأساسي منه هو الحصول على معلومات أكثر تفصيلاً مما تم تضمينه في مواد المبيعات الأصلية.
1
اكتب تاريخ الرسالة. يعد التاريخ مفيدًا إذا احتجت إلى الرجوع إلى الاستفسار في الاتصالات المستقبلية.
2
اكتب عنوان الشركة. إذا تضمنت مواد المبيعات الأولية اسم جهة الاتصال المناسبة ، فاكتب هذا الاسم أعلى اسم الشركة. إذا تمت الإشارة إلى عنوان أو قسم فقط ، فاكتب تلك البيانات في سطر منفصل في نهاية العنوان. ابدأ هذا السطر المنفصل بالاختصار "Attn :." مثال على ذلك "Attn: Vice President، Business Services".
3
استخدم التحية المناسبة. إذا كانت مادة المبيعات التي تلقيتها ذات طابع شعبي ودود ، فيمكنك استخدام الاسم الأول للشخص المسؤول. خلاف ذلك ، ما عليك سوى معالجة جهة الاتصال مع السيد أو السيدة ، متبوعة بالاسم الأخير.
4
اذكر طلبك باختصار. إذا كنت تريد كتالوج أو قائمة أسعار ، ببساطة قل ذلك. على سبيل المثال ، "أنا أكتب لأطلب كتالوج منتج ردًا على بريد المبيعات الأخير الخاص بك." إذا كنت تشعر بالتوسع ، يمكنك تضمين سطر حول وظيفة شركتك ، مثل "تستخدم شركتي عناصر واجهة المستخدم في تصنيع إطارات الأدوات".
5
أغلق بخط الإغلاق القياسي والتوقيع المطبوع. "مع خالص التقدير" و "حقًا حقًا لك" هما خاتمات شائعة ومناسبة. قم بتضمين العنوان الخاص بك أسفل سطر التوقيع.