قلة من أصحاب الأعمال يفكرون في السرقة الداخلية عند بدء شركة. ومع ذلك ، فإن سرقة الموظفين مسؤولة عن أكثر من ثلث حالات إفلاس الأعمال ، وفقًا لتقارير مجموعة إدارة الخدمة. غالبًا ما ينتج هذا السلوك عن ضغوط شخصية أو مهنية وليس له علاقة كبيرة بالرضا الوظيفي. تتمثل إحدى طرق حماية عملك في معرفة العلامات التحذيرية لسرقة الموظفين وفهم كيفية حدوثها.
تلميح
الطرق الخمس الأكثر شيوعًا لسرقة الموظفين هي السرقة البسيطة ، وسرقة البيانات ، والسرقة النقدية ، والاحتيال القشط ، والمدفوعات الاحتيالية.
ما مدى شيوع السرقة الداخلية؟
وفقًا للمسح الوطني لأمن التجزئة لعام 2019 الذي نشره الاتحاد الوطني للبيع بالتجزئة ، فإن تجار التجزئة الذين لديهم 500 موقع أو أقل تعرضوا لخسارة بالدولار بلغ متوسطها 1،377 دولارًا لكل موظف غير أمين في عام 2018. وكان هذا المبلغ أعلى قليلاً من أولئك الذين لديهم أكثر من 500 موقع. تحدث السرقة الداخلية في معظم الصناعات - ليس فقط في تجارة التجزئة - ويمكن أن تتخذ أشكالًا عديدة ، من السرقة النقدية إلى القشط.
تنص جمعية مدققي الاحتيال المعتمدين (ACFE) على أن اختلاس الأصول يمثل ما يقرب من 90 في المائة من الاحتيال المهني ، مما يتسبب في متوسط خسارة مالية قدرها 114000 دولار . أظهر ما يقرب من 85 بالمائة من المحتالين علمًا أحمر واحدًا على الأقل. ومع ذلك ، فإن العلامات خفية ، بالنظر إلى أن معظم مخططات الاحتيال تحدث خلال فترة 16 شهرًا أو نحو ذلك.
حقائق سرقة الموظف
تعد مخططات التلاعب بالشيكات وخطط سداد المصروفات وخطط كشوف المرتبات شائعة في مكان العمل الحديث. أكثر من نصف الموظفين غير الشرفاء ينشئون مستندات مادية مزورة لتغطية مساراتهم ، حسب قول ACFE. يقوم الآخرون بتغيير المستندات المادية أو الرقمية ، أو إنشاء إدخالات دفتر يومية احتيالية ، أو طهي الكتب.
تلاحظ جمعية إدارة الموارد البشرية أن حوالي 40 بالمائة من الموظفين الذين يسرقون من زملائهم في العمل أو رؤسائهم واجهوا مشكلات متعلقة بالموارد البشرية ، مثل تقييمات الأداء الضعيفة. أولئك المدينون أو الذين يعيشون فوق إمكانياتهم هم أكثر عرضة للاحتيال. أصحاب الأعمال الصغيرة أكثر عرضة للسرقة الداخلية من الشركات الكبرى وقد لا يتمكنون من تغطية الخسائر.
إن معرفة حقائق سرقة الموظفين هذه يسهل عليك حماية عملك الصغير. قد يكون من الصعب اكتشاف السرقة الداخلية ، ولكن هناك علامات تحذيرية يجب عليك مراقبتها. يجب أن تؤدي الاختلافات في كشوف المرتبات أو المخزون المفقود أو الانخفاض المفاجئ في الأرباح إلى رفع العلم الأحمر. بشكل عام ، قد يستخدم الموظفون طريقة أو أكثر من الطرق التالية للسرقة من شركتك: السرقة البسيطة ، وسرقة البيانات ، والسرقة النقدية ، والاحتيال والاحتيال والمدفوعات الاحتيالية
لا تتجاهل السرقة الصغيرة
يعتقد العديد من العمال عن طريق الخطأ أن الخروج من المكتب ومعك قلمين أو دفاتر ملاحظات أو مستلزمات طباعة لا يعتبر سرقة. يمكن أن يكون الاختلاس أو السرقة الصغيرة مكلفًا للشركات الصغيرة ويتسبب في انكماش المخزون على المدى الطويل. على سبيل المثال ، يمكن لسائق الشاحنة الذي يسرق الصناديق أو الصناديق من كل شحنة أن يكلف الشركة آلاف الدولارات في خسارة الإيرادات والتأخير.
غالبًا ما يكون من الصعب اكتشاف السرقات الصغيرة. بعد كل شيء ، من لديه الوقت لعد كل صندوق أو قلم أو دباسة في المكتب؟ يصعب اكتشاف ذلك عندما يتعلق الأمر بمواد البناء والبضائع السائبة. في حين أنه من المستحيل القضاء على هذا السلوك ، إلا أن هناك طرقًا لتقليل مخاطر الاختلاس في مكان العمل.
يعد وجود سياسة واضحة لمكافحة السرقة تحدد السرقة في مكان العمل وتحدد عواقبها نقطة انطلاق جيدة. تأكد من أن موظفيك يعرفون نوع السلوك المقبول وما هو غير مقبول. ضع قائمة ببعض أمثلة السرقة واتخذ قرارًا بشأن الإجراءات العقابية. نفِّذ إجراء إبلاغ سري وأعلن بوضوح أنه سيتم التحقيق في جميع الانتهاكات.
منع وكشف سرقة البيانات
غالبًا ما ترتبط سرقة البيانات بالمتسللين والبرامج المتطورة التي يمكنها كسر كلمات المرور في لحظة. هذا ليس هو الحال دائمًا. وفقًا لتقرير Varonis 2019 Global Data Risk Report ، فإن حوالي 50 بالمائة من الشركات التي شملها الاستطلاع لديها أكثر من 1000 ملف حساس و 22 بالمائة من جميع المجلدات المتاحة لكل موظف.
يمكن أن تؤدي سرقة البيانات الداخلية إلى تدمير صورة الشركة وتؤدي إلى غرامات باهظة أو دعاوى قضائية. يمكن أن يعيق أيضًا جهود التسويق ، مما يؤدي إلى خسارة الإيرادات. قد يقوم شخص ما في فريقك ببيع الأسرار التجارية أو أرقام بطاقات الائتمان أو قوائم جهات الاتصال لطرف ثالث في الوقت الحالي. يبلغ متوسط تكلفة هجوم من الداخل أكثر من نصف مليون دولار ، حسب معهد بونيمون.
تتمثل إحدى طرق التخفيف من هذه المخاطر في توفير الوصول إلى البيانات الحساسة فقط لمن يحتاجون إليها. قم بتخزين معلومات الشركة في السحابة وتأمينها بكلمات مرور قوية. عند إنهاء خدمة الموظفين ، قم بتعطيل وصولهم إلى أدوات الويب البعيدة والبريد الصوتي وتطبيقات الأعمال وقنوات الاتصال الداخلية. قم بتضمين هذه الإجراءات في عقد العمل أو اطلب من موظفيك التوقيع على اتفاقية عدم إفشاء قبل بدء العمل.
احذروا سرقة النقد
نوع آخر شائع من السرقة الداخلية هو السرقة النقدية ، والتي تتضمن سرقة أموال تم تسجيلها بالفعل في دفاتر الشركة. مثل مخططات الاحتيال الأخرى ، يمكن أن يتخذ العديد من الأشكال ، مثل تغيير الحسابات النقدية أو سرقة الأموال النقدية من السجل أو تغيير شريط التسجيل. قد يكتب المحتالون أيضًا شيكات شخصية لتغطية الرصيد.
من السهل اكتشاف السرقات النقدية مقارنة بالأنواع الأخرى من السرقة الداخلية. توصي جمعية المحاسبين الحكوميين أصحاب الأعمال بالحذر من النقص المستمر في النقد المتوفر ، والبضائع المفقودة بسبب السرقة ، والتقلبات الكبيرة في أرصدة الحسابات المصرفية للشركة.
اعتمادًا على الموقف ، قد تتمكن من منع السرقة عن طريق تثبيت نظام مراقبة ، أو فصل واجبات الموظفين ، أو جدولة عمليات الاستلام النقدية المنتظمة. يمكن أن يساعد إجراء عد نقدي مفاجئ أيضًا. علاوة على ذلك ، يمكنك تنفيذ نظام يتطلب من الموظفين الحصول على إذن من الإدارة قبل إلغاء أي معاملات.
احترس من عمليات الاحتيال القشط
وفقًا لـ ACFE ، لا يتم اكتشاف عمليات الاحتيال في الكشط النقدي لمدة 18 شهرًا تقريبًا. وهي تمثل حوالي 20 في المائة من جميع حالات الاحتيال التي تؤثر على الشركات الصغيرة و 8 في المائة من الحالات التي تحدث في المؤسسات الكبيرة. على عكس السرقة النقدية ، فإن هذا النوع من الاحتيال ينطوي على سرقة الأموال قبل تسجيلها في دفاتر الشركة. في بعض الأحيان ، تنطوي على سرقة الشيكات.
لنفترض أنك قمت بتعيين موظف جديد لمطعم البيتزا الخاص بك. بعد بضعة أسابيع ، لاحظت أن إيراداتك انخفضت بمقدار النصف. بعد تثبيت الكاميرا الخفية ، ستدرك أن موظفك الجديد لا يعطي إيصالات للعملاء الذين يدفعون نقدًا. يذهب المال في جيبه بدلاً من ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية. نظرًا لعدم تسجيل هذه المبيعات ، يصعب اكتشاف الاحتيال.
الطريقة الوحيدة لمنع هذا النوع من الجرائم هي قبول مدفوعات بطاقات الائتمان فقط ، لكن هذا ليس ممكنًا دائمًا. للبقاء في الجانب الآمن ، تحقق من الإدخالات غير المنتظمة في الحسابات النقدية للشركة ، وشطب المخزون المفقود أو المسروق ، والتقلبات المستمرة في رصيد حسابك المصرفي. اتخذ إجراءات استباقية وتحقق مرة أخرى من سجلاتك إذا لاحظت أي شيء مريب.
تحديد ومنع المدفوعات الاحتيالية
يعد الاحتيال في الصرف أحد أكثر أنواع اختلاس الأصول شيوعًا وقد يشمل مخططات الفواتير أو كشوف المرتبات وخطط سداد المصروفات والتلاعب بالشيكات وغير ذلك. على سبيل المثال ، يمكن لشخص في فريقك دفع مبالغ زائدة للبائع أو إرسال أموال إلى المورد الخطأ عن قصد. عندما يعيد المورد المبلغ الزائد ، يحتفظ موظفك بالمال للاستخدام الشخصي.
يمكن للموظفين أيضًا إنشاء بائعين زائفين في نظام حسابات الدفع للشركة وإجراء مدفوعات لأنفسهم أو لأصدقائهم. بصفتك صاحب شركة صغيرة ، يمكنك تقليل مخاطر الاحتيال في المدفوعات عن طريق التحقق بعناية من دفاتر الشركة وسجلاتها المحاسبية والشيكات الملغاة. تعيين وظائف كشوف المرتبات لعدة موظفين والاحتفاظ بقائمة الموردين المعتمدين.
إذا أمكن ، قم بتثبيط أو حظر توظيف الأقارب في مؤسستك. إجراء عمليات جرد نقدية منتظمة وتسوية الحسابات المصرفية للشركة كل شهر تقترح Forbes مراجعة بياناتك المالية شهريًا وتطلب من محاسب تقييم الاحتيال في شركتك. تحقق من جميع التناقضات بدقة ، مهما بدت صغيرة أو غير مهمة.